Відмовитися від роботи з папером неважко, особливо якщо підібрати їй на заміну правильні інструменти. Якщо ви хочете повністю позбутися від залежності від паперу, є п’ять додатків і сервісів, здатних допомогти зробити це просто і ефективно.

Для початку потрібно проаналізувати, для чого саме ви продовжуєте користуватися папером. Можливо, ви пишете списки справ в записнику або у вас є стопки документів з підписами чорнилом. Потрібно зрозуміти ключові сфери, в яких папір як і раніше знаходить застосування, і постаратися позбутися від неї саме в цих сферах. Коли ви визначите проблему, буде потрібно п’ять інструментів для її вирішення:

  • додаток зі списком справ.
  • додаток-сканер.
  • інструмент електронного підпису.
  • хмарне сховище та сервіс обміну файлами.
  • додаток для запису нотаток.

Давайте докладніше розглянемо ці інструменти та їх можливості. Нижче рекомендовані конкретні програми, з яких ви можете почати позбавлення від паперової залежності.

Додаток для ведення списку завдань. Необхідно підібрати програму на свій смак і потребам і випробувати її в роботі протягом декількох тижнів.

Кращі додатки-списки справ набагато ефективніше паперових списків. У додатку не доведеться закреслювати записи або намагатися прочитати нерозбірливі каракулі. Можна швидко редагувати і змінювати порядок розташування завдань при зміні пріоритетів і термінів. Можна призначати завдання на виконання іншим людям, створювати нагадування про терміни виконання завдань, додавати посилання і номери телефонів для набору одним дотиком і т.д.

Одними з кращих додатків подібного роду є todoist pro і asana. Комусь можуть сподобатися інші програми, такі як omnifocus (для користувачів пристроїв apple із застосуванням методології getting things done), ticktick (для користувачів pomodoro technique) і workflowy (для любителів крайньої простоти).

Вибравши додаток для складання списків справ, починайте створювати списки в трьох категорій: робота, особисті справи і домашні. Пізніше їх можна буде змінити, якщо ці категорії вам не підходять.

У розділі «робота» пишіть завдання по роботі на цей тиждень. Не потрібно забігати вперед занадто далеко. У списку» особисті » запишіть справи зі свого особистого життя, на зразок завдання сходити до перукаря або стоматолога. У розділі домашніх справ можна писати списки покупок в магазині і тому подібні дії незалежно від термінів виконання. Також можна створити список без термінів і вносити туди справи, які можна виконати без поспіху.

Для початку цього вистачить. Коли будете працювати з додатком, ви почнете виробляти власні стратегії організації списків, створення нагадувань і присвоєння завдань іншим людям.

В першу пару тижнів зробіть списки максимально короткими і простими. Буде потрібно час на звикання, як і у випадку з виробленням будь-якої іншої звички. Якщо справа занадто складна, людина може захотіти кинути його. Коли звичка виробилася, можна почати створювати більш витончені стратегії при створенні списків справ.

Додаток для сканування

Програми для сканування являють собою важливий інструмент перетворення паперових документів в цифрові. Коли ви робите оцифровку документів, оригінальні документи можна викинути або знищити.

Як приклад документів для оцифровки можна назвати податкові декларації, посвідчення особи, свідоцтва про народження, смерть, шлюб, дипломи, чеки та квитанції, гарантії, рецепти.

Мобільні додатки для сканування перетворюють камеру смартфона в сканер. При бажанні можна використовувати окремий сканер або сканер в складі принтера, але мобільні версії зручніше і портативніше. З ними ви зможете сканувати що завгодно, де завгодно і коли завгодно.

Кращі програми для сканування можуть розпізнавати краю сканованого об’єкта і його тип. Якісні програми вміють комбінувати кілька сторінок в один файл. Може підтримуватися технологія оптичного розпізнавання символів, в результаті чого можна буде копіювати і вставляти відсканований текст.

Цим вимогам задовольняють два наступних додатки для мобільних пристроїв apple і на android:

  • abbyy існують з різними назвами і пропонується за різною ціною.
  • swiftscan раніше було відомо як scanbot pro. Воно безкоштовне, хоча існує і платна версія з розпізнаванням тексту і електронним підписом.

Якщо ви зібралися обходитися без паперу, необхідно підписувати документи без їх роздрукування. Потрібна можливість підписувати більшість документів цифровим способом, за рідкісними винятками. Щоб це сталося, потрібно вибрати додаток для створення цифрового підпису з можливістю застосовувати її до файлів.

Нижче наведено приклади програмного забезпечення з інструментами електронного підпису:

  • adobe reader
  • adobe acrobat
  • preview для macos (на зображенні вище)
  • docusign
  • hellosign
  • swiftscan

Для початку необхідно створити підпис. Це може бути найважча частина, оскільки підпис може виглядати неакуратною, коли робиться за допомогою миші, пальця на сенсорному екрані або стилуса. Зазвичай існує можливість написати своє прізвище чорнилом на папері і потім відсканувати. Коли ви зробите вдалий підпис, можна зберегти її і користуватися знову і знову.

Сервіс хмарного зберігання даних робить ваші файли доступними з будь-якого пристрою. У них є функціональність обміну документами, щоб не відправляти великі файли по електронній пошті, де можуть бути обмеження на розмір файлів.

Серед популярних сервісів зберігання файлів можна назвати dropbox, google drive, microsoft onedrive, box, apple icloud drive .

Багато програм синхронізації файлів дозволяють зберігати локальні копії документів на своїх пристроях. Це може стати в нагоді в екстрених випадках. Наприклад, це можуть бути страхові сертифікати, посвідчення особи, прізвища та номери телефонів.

Кращі сервіси синхронізації файлів володіють також інструментами обміну документами. Зазвичай файли для обміну поміщаються в папку з синхронізацією або в додаток хмарного сховища. Натискання правою кнопкою миші дозволяє створити посилання на цей файл, яке ви можете надіслати іншим людям. Перехід по посиланню призводить до скачування файлу. Залежно від конкретного сервісу може бути доступна опція перегляду того, коли або як часто певний користувач скачував файл. Деякі сервіси, в тому числі платний варіант dropbox, дозволяють встановлювати дату припинення доступу до файлів.

Додатки для створення нотаток

Додатки для нотаток можуть стати в нагоді для зберігання і сортування різних ідей, рекомендацій, записів, рецептів, новинних статей та іншого контенту, який раніше ви записали б на папір. За допомогою програми для створення заміток можна відмовитися від паперу і записувати ідеї в електронному вигляді.

Серед програм подібного роду можна порекомендувати evernote, microsoft onenote і joplin .

Якщо ви любите друкувати веб-сторінки для збереження статей або інструкцій, додаток створення заміток з веб-кліпером дасть можливість відмовитися від цієї звички. Дана функціональність дозволяє копіювати весь вміст сторінки, позбувшись при цьому від реклами і решти зайвого, в нову замітку в додатку. Так можна не тільки зберігати, але і структурувати різні види даних, на зразок кулінарних рецептів.

Програми створення нотаток також добре підходять для запису рекомендацій від людей. Наприклад, друзі, колеги або родичі радять вам, в який ресторан піти, який фільм або телепередачу подивитися, яку музику слухати і т.д. Також ці програми знадобляться для запису різної неструктурованої інформації. Наприклад, якщо ви прийшли в магазин, а він виявився закритий, ви зможете записати час його роботи. Або можна зробити знімок на камеру і зберегти його всередині програми.

Висновок

Наостанок ще одна порада щодо відмови від паперу. Почніть прямо зараз і дивіться в майбутнє замість минулого. Не варто хвилюватися щодо оцифровки наявних у вас паперів. Замість цього встановіть додатки, які дозволять не плодити нових паперів, і звикайте користуватися ними. Зі старими документами ви зможете розібратися пізніше, якщо вони дійсно потрібні вам в цифровому вигляді.